Ada banyak hal yang membuat technical meeting pernikahan menjadi tidak berjalan efektif, misalnya waktu technical meeting menjadi lebih lama dari waktu yang direncanakan atau banyak pihak yang berbicara, terutama dari pihak keluarga yang mengubah rundown, konsep acara, dan lain-lain. Berikut ini adalah tips untuk menyelenggarakan technical meeting pernikahan yang efektif :
Sumber : www.kellyoshiro.com
Tips Menyelenggarakan Technical Meeting Pernikahan
1. Sebelum kamu menyelenggarakan technical meeting pernikahan bersama keseluruhan vendor, lebih baik kamu menyelenggarakan meeting final dengan panitia atau wedding organizer kamu. Pastikan semua rencana yang ada sudah fix dan yang terpenting semua panitia sudah mengerti dengan baik terhadap jalannya acara.
2. Sebaiknya kamu membuat dua macam technical meeting pernikahan. Technical meeting pertama adalah kamu dengan vendor. Kamu tidak perlu mengajak seluruh keluarga, ajak saja dua perwakilan keluarga yang akan menjembatani panitia dengan keluarga besar. Kamu bisa memilih orangtua kandungmu, om atau tante kamu. Jadi kamu tidak perlu mengajak seluruh keluarga, kenapa? Karena kadang keberadaan keluarga besar saat technical meeting yang perannya tidak terlalu banyak dalam pernikahan kamu, mereka suka membuat perubahan terhadap jalannya acara dan nantinya malah akan membuat kamu stress. Padahal biasanya technical meeting diselenggarakan 1-2 minggu sebelum hari-H dan hanya bersifat memperjelas dan menginformasikan rencana yang telah dibuat. Kemudian barulah kamu membuat technical meeting kedua, antara kamu dengan keluarga besarmu, untuk menyampaikan hasil technical meeting pertama.
3. Hal yang paling sering membuat meeting tidak efektif adalah waktu meeting yang terlambat karena banyak pihak yang datang terlambat. Untuk itu pastikan semua pihak dapat hadir tepat waktu dan dapat mengikuti technical meeting sampai selesai.
4. Siapkan agenda rapat seperti membahas rundown, kemudian membahas satu per satu tugas dari masing-masing pihak, lalu keliling di venue untuk melihat ruangan-ruangan yang digunakan.
Lihat juga : 5 Daftar Penting Yang Wajib Diketahui Sebelum Bertemu Wedding Organizer
5. Siapkan konsumsi seperti lunch box jika memang meeting kamu dilaksanakan menjelang lunch, atau kamu bisa cukup siapkan snack box jika meeting kamu setelah jam makan siang. Jangan lupa untu menanyakan dahulu ke vendor catering apakah mereka dapat menyiapkan konsumsi, karena biasanya vendor catering akan membawakan konsumsi saat technical meeting.
6. Pilih pemimpin technical meeting. Sebaiknya kamu meminta ketua panitia acara pernikahanmu atau team leader dari wedding organizer untuk memimpin jalannya technical meeting pernikahan kamu. Kamu cukup mengenalkan mereka di awal kemudian biarkan mereka memeimpin jalannya rapat karena di hari pernikahanmu nanti, kamu pun tidak akan memimpin jalannya acara bukan? Dengan begini, kamu bisa melihat apakah mereka benar-benar telah mengerti rencana pernikahan yang kamu inginkan.
Sumber : www.kellyoshiro.com
